„Prognosen sind schwierig, vor allem, wenn sie die Zukunft betreffen.“ – Im Team besser Entscheiden durch die Szenarienbasierte Planung (SBP)

Thema: Führungskräfte, Organisation

Zielgruppe: Fortgeschritten

Abstract:
Dieser Workshop stellt Euch die Szenariobasierte Planung vor. Diese Technik hilft Euch, Euer Unternehmen auf mehrere Zukunftsszenarien vorzubereiten, ohne dass Ihr Euch im Führungsteam auf eine Zukunft einigen müsst.

Warum ist das Thema wichtig?

Steigende Unsicherheiten gehören heute einfach dazu – sie sind die neue Normalität unserer Arbeitswelt. Das macht Planung natürlich schwierig, was ein Problem für Auftraggeber, Management und Inhaber ist. Geschweige denn für die Umsetzungsteams, die die ganz konkreten Schwierigkeiten und Herausforderungen der Unternehmen zu lösen haben. Doch anstatt sich den Unwägbarkeiten fatalistisch zu ergeben oder daran zu scheitern, können Teams und Organisationen lernen, mit diesen Ungewissheiten professionell und aktiv umzugehen. Die szenarienbasierte Planung (SBP) bietet dafür einen hilfreichen Ansatz und eine klare Struktur. Sie unterstützt dabei:

• handlungsfähig zu bleiben, auch wenn die Zukunft unklar ist,
• Risiken frühzeitig zu erkennen,
• sich auf die wichtigsten Fälle vorzubereiten und
• Entscheidungen jederzeit gezielt auf die Ziele der Organisation auszurichten.

Natürlich kann die Methode Unsicherheiten nicht beseitigen – wie auch? Aber sie macht sie greifbarer und handhabbarer. Und genau das gibt Führungskräften, Product Ownern und Teams mehr Klarheit – vor allem dann, wenn schwierige Entscheidungen unter unsicheren Bedingungen anstehen.

Was ist das Problem?

Egal ob agil oder nicht: Die meisten Organisationen kämpfen mehr und mehr damit, sich in einer immer unsichereren Welt zurechtzufinden. KundInnen, KollegInnen oder dem Management tun sich zunehmend schwerer, klare Zusagen zu geben oder belastbare Prognosen zu erstellen. Kein Wunder – schließlich heißt es zurecht und heute vielleicht noch mehr als früher: „Prognosen sind schwierig, vor allem, wenn sie die Zukunft betreffen.“ Das sorgt für viel Frust allerorten, vielleicht gerade in Entwickler-Teams: Wer kann schon in die Zukunft schauen?

Genau hier kommt die szenarienbasierte Planung (SBP) ins Spiel. Mit SBP erhalten Teams und Organisationen ein handfestes Werkzeug, um Unsicherheiten aktiv zu begegnen und Klarheit zu schaffen. Die Methode hilft – organisationsweit - dabei:

• Gemeinsame Ziele und Prioritäten abzustimmen,
• die besten Wege zu definieren und mögliche Abweichungen zu erkennen,
• kritische Unsicherheiten zu identifizieren und zu besprechen,
• und konkrete Maßnahmen für verschiedene Szenarien vorzubereiten.

In diesem Workshop lernen die Teilnehmenden die Methode Schritt für Schritt kennen – und wenden sie direkt an. Ziel ist es, nicht nur zu verstehen und zu erleben, wie Szenarien entstehen, sondern auch, wie sie angewendet, gemeinsam diskutiert und für Entscheidungen genutzt werden. SBP ersetzt keine Planung, sondern macht sie besser: Sie schafft die Grundlage, auf der Teams, Führungskräfte und das Management auch in unsicheren Zeiten fundierte Entscheidungen treffen können.

Für wen ist der Workshop?

Dieser Workshop ist für:

• Führungskräfte und Product Owner, die in unsicheren Situationen sicher entscheiden wollen.
• Scrum Master und Agile Coaches, die ihre Teams bei komplexen Herausforderungen begleiten.

Voraussetzung: Erfahrung mit agilen Methoden. Der Workshop richtet sich an Fortgeschrittene und Profis.

Wie läuft der Workshop ab?

Die Teilnehmenden erleben die Methode in kompakten, interaktiven Schritten:

1. Kurzer Einstieg (10 Minuten): Warum szenarienbasierte Planung? Was bringt sie, und wie funktioniert sie?
2. Übung anhand eines Praxisbeispiels (60 Minuten):
   • Start: Kritische Unsicherheiten und Trends identifizieren.
   • Szenarien entwickeln: Gemeinsam Szenarien entwerfen und passende Handlungsoptionen diskutieren.
   • Erfahrung sammeln: Durch Reflexion erkennen, wie SBP Teams und Organisationen hilft. Reflexion und Austausch (20 Minuten): Was haben die Teilnehmenden gelernt? Wie lässt sich SBP im eigenen Arbeitsumfeld nutzen?

Methoden: Interaktive Gruppenarbeit, moderierte Diskussionen und kurze Theorie-Impulse. Die Learnings aus dem Workshop: Die Teilnehmenden

• kennen die wichtigsten Elemente und Vorgehensweisen der szenarienbasierten Planung.
• haben einen Eindruck davon, wie szenarienbasierte Planung in der Praxis angewendet wird.
• wissen, wie Organisationen mithilfe der SBP Unsicherheiten und wichtige Schlüsselthemen strukturiert analysieren können.
• erkennen, wie und mit welchen Mitteln SBP Teams und Organisationen handlungsfähiger macht.
• wissen, wie mithilfe der SBP Maßnahmen vorbereitet werden können, um trotz Unsicherheiten auf Kurs zu bleiben.

Wer leitet den Workshop?

Jan Fischbach und Edgar Rodehack haben langjährige Erfahrung mit szenarienbasierter Planung. Sie haben dazu zahlreiche Blogbeiträge, Artikel und Workshops erstellt, unter anderem:

• Edgar Rodehack: Tooling #8: In die Zukunft blicken - die Szenarioplanung, Teamworkblog, erschienen am 07. Okt 2024, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2024/10/tooling-8-in-die-zukunft-blicken-die.html
• Jan Fischbach: 5 Gründe, warum wir jetzt über die Zukunft nachdenken sollten, Teamworkblog, erschienen am 29. Nov 2024, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2024/11/5-grunde-warum-wir-jetzt-uber-die.html
• Jan Fischbach: Die Szenarioplaner von Shell, Teamworkblog, erschienen am 09. Sep 2020, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2020/09/die-szenarioplaner-von-shell.html
• Reader: Szenarienbasierte Planung (wird im Workshop verteilt).

Materialien

Die Teilnehmenden erhalten:

• Im Workshop: Übungsfall mit Vorlagen, Checklisten und Tools zur Szenarienentwicklung.
• Nach dem Workshop: Den Reader „Szenarienbasierte Planung“ sowie eine PDF-Dokumentation mit den wichtigsten Erkenntnissen. Organisatorische Details
• Track: Der Workshop eignet sich am besten für die Tracks Teamebene und Organisationsebene, kann aber auch im Führungskräftetrack laufen.
• Level: Fortgeschrittene bis Profis
• Teilnehmendenzahl: Max. 50 Personen

Literatur (Auswahl)

• CHERMACK, T.; LYNHAM, S.; RUONA, W. A review of scenario planning literature. Futures Research Quarterly, 2001, 17. Jg., Nr. 2.
• CORNELIUS, Peter; VAN DE PUTTE, Alexander; ROMANI, Mattia. Three decades of scenario planning in shell. California management review, 2005, 48. Jg., Nr. 1, S. 92-109.
• DEWAR, JAMES A.: Assumption-Based Planning. A Tool for Reducing Avoidable Surprises. Cambridge: Cambridge University Press, 2002.
• EOYANG, GLENDA; HOLLADAY, ROYCE: Adaptive Action. Leveraging Uncertainty in Your Organization. Stanford: Stanford University Press, 2013.
• GEUS, ARIE DE: The Living Company. Growth, Learning and Longevity in Business. London: Nicholas Brealey Publishing, 2011.
• HEATH, CHIP; HEATH, DAN: Decisive. How to make better choices in life and work. New York: Random House, 2013.
• HEIJDEN, KEES VAN DER: Scenarios. The Art of Strategic Conversation. New York: John Wiley & Sons, 2011.
• MEADOWS, DONELLA H: Die Grenzen des Denkens. wie wir sie mit System erkennen und überwinden können. M: Oekom-Verlag, 2010.
• MINTZBERG, Henry, et al. Crafting strategy. Boston, MA, USA: Harvard Business School Press, 1987.
• SCHOEMAKER, Paul JH. Scenario planning: a tool for strategic thinking. Sloan management review, 1995, 36. Jg., Nr. 2, S. 25.
• SIMON, FRITZ B.: Einführung in Systemtheorie und Konstruktivismus. Donauwörth: Auer, 2006.
• SCHWARTZ, PETER: The Art of the Long View. Planning for the Future in an Uncertain World. New York: Wiley, 1998.

zur Liste...